La facturación es un aspecto vital para el funcionamiento de cualquier empresa, incluidas las pequeñas. Una correcta gestión de la facturación puede contribuir a la eficiencia y el crecimiento de tu negocio. En este artículo, exploraremos la importancia de la facturación para las pequeñas empresas y proporcionaremos una guía completa para optimizar tus procesos de facturación. Desde la elección de una plataforma adecuada hasta la implementación de buenas prácticas, descubrirás cómo maximizar la efectividad y el control de tus transacciones comerciales.

Importancia de la facturación para las pequeñas empresas

La facturación es crucial para las pequeñas empresas por varias razones. En primer lugar, proporciona una documentación legal de las transacciones realizadas, lo que te ayuda a mantener un registro financiero preciso y cumplir con las obligaciones fiscales. Además, una facturación adecuada te permite gestionar y controlar los pagos de tus clientes, evitando demoras y problemas de flujo de efectivo. Además, una buena gestión de la facturación puede mejorar la relación con tus clientes al proporcionarles facturas claras y precisas que reflejen profesionalismo y transparencia.

Paso 1: Elije una plataforma de facturación adecuada

La elección de una plataforma de facturación en línea es fundamental para optimizar tus procesos. Busca una solución que se adapte a las necesidades de tu pequeña empresa, con características como generación de facturas automatizada, integración con sistemas contables, personalización de plantillas y facilidad de uso.

Paso 2: Establece un proceso de facturación claro

Define un proceso claro y consistente para la generación y emisión de facturas. Esto incluye la recopilación precisa de datos del cliente, la descripción detallada de los productos o servicios, el cálculo correcto de los impuestos y descuentos, y la inclusión de tus datos de contacto y términos de pago. Establecer un flujo de trabajo eficiente te ahorrará tiempo y reducirá la posibilidad de errores.

Paso 3: Automatiza cuando sea posible

Aprovecha las funciones de automatización de tu plataforma de facturación. Esto incluye la generación automática de números de factura secuenciales, el cálculo automático de totales y el envío automático de recordatorios de pago. La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos.

Paso 4: Realiza un seguimiento y control adecuados

Implementa un sistema para realizar un seguimiento de las facturas emitidas y los pagos recibidos. Esto te permite identificar rápidamente las facturas pendientes y enviar recordatorios de pago a tiempo. Mantén un archivo organizado de tus facturas para facilitar la búsqueda y el acceso futuro.

Paso 5: Mantente actualizado con la normativa fiscal

Las regulaciones fiscales pueden cambiar, por lo que es importante mantenerse al día con las normativas fiscales relevantes para tu negocio. Asegúrate de conocer los requisitos legales en cuanto a la información que debe incluirse en las facturas, los plazos de presentación y las obligaciones fiscales.

Conclusión sobre la Facturación para Pequeñas Empresas

Una gestión eficiente de la facturación es esencial para el éxito de las pequeñas empresas. Al seguir esta guía completa, podrás optimizar tus procesos de facturación, mejorar tu relación con los clientes y mantener un control adecuado de tus transacciones comerciales. Recuerda elegir una plataforma de facturación adecuada, establecer un proceso claro, automatizar cuando sea posible y realizar un seguimiento y control adecuados. Con una facturación efectiva, tu pequeña empresa estará en una posición sólida para alcanzar el crecimiento y la rentabilidad deseados.

La entrada Facturación para Pequeñas Empresas se publicó primero en MiFacturacion - La facturación como nunca antes.

Y es que a la hora de realizar cualquier trabajo con una actividad económica que necesite ser documentada y justificada frente a Hacienda, es imprescindible conocer bien qué tipos de facturas existen y para qué se utiliza cada uno de ellos.

Como autónomo, la factura es una herramienta fundamental que tendrás que utilizar de forma constante, así que te convendrá saber qué tipos existen y cómo se utilizan para poder evitar cualquier problema con Hacienda o con tus clientes.

Empezamos enseguida, y ya sabes, para encontrar el tipo de factura que más se ajuste a tus necesidades, quédate en este post.

Las facturas son documentos comerciales fundamentales que se utilizan para registrar y documentar las transacciones comerciales. Existen diferentes tipos de facturas que se adaptan a diversas situaciones y necesidades empresariales. En este artículo, te proporcionaremos una guía completa sobre los tipos de facturas más comunes. Aprenderás sobre las características de cada tipo de factura, cuándo y cómo se utilizan, y cómo pueden beneficiar a tu negocio. ¡Sumérgete en el mundo de las facturas y descubre la variedad de opciones disponibles!

1. Factura proforma

Es una especie de factura previa o plantilla de factura, en la cual se puede ver toda la información de la transacción económica o comercial que se va a llevar a cabo, pero que no posee valor legal de cara a Hacienda o a la Agencia Tributaria.

Es una forma de indicar al destinatario toda la información relevante, de forma detallada, es decir toda aquella que tiene que ver con la operación que se va a realizar, como si fuera casi a modo de presupuesto.

Importante: siempre debes dejar claro que es una factura proforma y darle otra numeración diferente.

2. Duplicado y copia de una factura

Es tan simple como indica su propio nombre.

Una vez realizada una factura, la copia será un documento semejante a la factura original, pero en el que se indica que es una copia de forma expresa. En este caso, la utilidad estriba en que tanto el emisor como el receptor de la factura puedan disponer de la misma información, y puedan cotejarlas en caso necesario.

Por su parte, la duplicación de una factura se realiza cuando existen varios receptores, y, al igual que la anterior, se debe indicar que es un duplicado para no confundir con la original.

3. Factura en papel

Es el tipo de factura de toda la vida, impresa en papel.

No hace falta entrar en qué tipos de papel existen, porque siempre y cuando venga especificada toda la información, no es necesario preocuparse por asuntos secundarios. Simplemente se debe tener en cuenta que es un medio un tanto obsoleto, y hoy en día tienes aplicaciones para facturar mucho más sencillas, rápidas y eficaces.

4. Factura electrónica

Esta, ahora sí, es la novedad, ya que las facturas electrónicas permiten mayor rapidez a la hora de emitir y entregar la información. Además, es más difícil que se pierdan debido a que es muy fácil hacer copias de seguridad. Es lo que tiene utilizar programas como Mifacturación.

Eso sí, debes comprobar siempre que cumples con todos los requisitos necesarios, así como hacer que la emisión y la recepción de la factura electrónica sea de una forma completamente legal y segura. Programas como el anterior se ocupan de ello.

5. Factura simplificada

A diferencia de la factura completa, es aquella en la que no constan todos los datos que exige la legislación, pero que en determinados casos es legal.

Se puede utilizar como el antiguo “ticket”, es decir, para transacciones menores a 3000 euros en determinados comercios.

6. Factura recapitulativa

De su propio nombre se desprende que es aquella en la que se incluyen datos de distintas facturas siempre que sean con el mismo destinatario.

En realidad es un tipo muy común de factura, ya que a veces los servicios se pagan todos juntos.

7. Factura rectificativa

Se utiliza para corregir una factura anterior por el motivo que sea. Normalmente se utiliza para devoluciones o descuentos en productos, pero también se puede dar el caso de una factura defectuosa que haya que reelaborar.

Como en todas, se debe indicar siempre que es una factura rectificativa, así como la corrección que se ha realizado.

8. Factura ordinaria

Al fin, llegamos a la más conocida: la factura como tal, la factura ordinaria.

No tiene ningún añadido, y puede ser a la vez de alguna de las mencionadas anteriormente, es decir debe ser o en papel o electrónica, y puede después duplicarse o copiarse.

Tiene que contener obviamente todos los datos exigidos por la ley.

Ahora que ya sabes qué tipos de facturas existen, solo tienes que elegir y ponerlos en práctica cuando se te presente la ocasión.

Si eres bueno en tu trabajo, tarde o temprano terminarás usándolas todas, así que conócelos bien para no cometer ningún error frente a Hacienda o tus clientes. Vamos, para que puedas actuar como un verdadero profesional.

Y si te ha parecido útil el post, ¿serías tan amable de compartirlo en tus redes sociales? ¡Muchas gracias! ?

Conclusión sobre los tipos de factura

Las facturas son documentos esenciales en cualquier negocio, y comprender los diferentes tipos de facturas disponibles puede ayudarte a adaptarte a diferentes situaciones comerciales. Desde las facturas estándar que registran ventas regulares hasta las facturas proforma que proporcionan estimaciones preliminares, cada tipo de factura tiene su propósito y beneficios específicos. Al aprovechar el tipo de factura adecuado en cada situación, podrás mantener una gestión financiera eficiente y satisfacer las necesidades tanto de tu negocio como de tus clientes.

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Para la buena marcha de tu negocio necesitas dos cosas principalmente:

• Vender, es decir generar ingresos que sean superiores a los gastos, y
• Llevar una buena gestión en general, concretamente una buena gestión documental y financiera.

Dentro de esta última se encuadra el apartado referente a la facturación.

Ya hemos hablado en este blog de qué es una factura y de los tipos de facturas que existen. Hoy vamos a hablar de un tipo muy concreto e importante de ellas: las facturas proforma. ¿Qué son? ¿Para qué sirven? ¿Cuándo se utilizan?

¿Qué es una factura proforma? ¿Qué son las facturas proforma?

Una factura proforma es una factura en la que se detallan los productos que vas a vender o los servicios que vas a prestar a un cliente determinado, junto con sus importes.

Son una especie de presupuesto, aunque no es lo mismo (después lo veremos), o una especie de factura provisional.

La forma de proceder con ellas es muy simple: cuando has llegado a un acuerdo con un cliente sobre lo que vas a hacer con él y cuál es su importe, emites una factura proforma en la que se reflejen dichos extremos, a la espera de concluir los trabajos definitivos y emitir la factura definitiva.

No tienen valor contable alguno, ya que no reflejan un ingreso efectivamente obtenido por la empresa hasta tanto no se ejecute y abone el trabajo en sí.

¿Para qué sirven entonces? Básicamente para evitar malentendidos.

Cuando has llegado a un acuerdo con un cliente sobre lo que hay que hacer, lo dejas de esta forma documentado con su precio y condiciones, para que luego no haya dudas. De esta forma, te sirve como un documento de prueba en caso de que surjan problemas.

¿Debo hacer siempre facturas proforma?

No, obviamente depende de tu actividad.

Si tienes una tienda y vendes al por menor a los clientes que entran en ella no necesitas ninguna factura proforma.

Tampoco si tienes una tienda online, por ejemplo: la gente hace clic, paga y recibe el producto.

Sí es interesante este tipo de factura en otros supuestos, por ejemplo:

• Cuando vas a prestar servicios a alguien. Detalllas los mismos y su importe.
• Cuando vas a enviar o a entregar a distancia cierto número de productos. Los detallas igualmente y, cuando recibas la aceptación, los envías.

Entonces, hacer una factura proforma ¿sería lo mismo que hacer un presupuesto?

No exactamente.

Un presupuesto es algo mucho más genérico y una factura proforma algo mucho más específico.

Un presupuesto engloba las diversas propuestas o posibilidades, mientras que una factura proforma contiene las específicamente acordadas con el cliente. El siguiente y final paso sería posteriormente la factura definitiva, cuando se han concluido los trabajos.

Con un ejemplo vas a verlo mejor.

Imagina que tienes una empresa de reformas y un cliente te ha pedido que le reformes el baño.

En ese momento todavía no se sabe lo que se va a hacer, ya que el cliente desconoce las posibilidades, materiales, precios, etc.

El primer paso, después de hablar con él, lógicamente, para conocer lo que quiere, sería elaborar un presupuesto con las distintas posibilidades: un plato de ducha de este tipo cuesta tanto, una bañera de tales medidas cuesta tanto, una mampara de primera calidad tanto, una mampara de calidad media tanto, etc.

Una vez que el cliente decide lo que quiere, se elabora la factura proforma conteniendo los materiales específicos y trabajos concretos a realizar junto con sus precios. Esa factura proforma después se convertirá en definitiva.

Importante: tanto los presupuestos como las facturas proforma deben ser aceptadas por los clientes para no llevarnos sorpresas desagradables.

¿Qué deben contener las facturas proforma?

Las facturas proforma deben reunir los mismos requisitos que las ordinarias, ya que son lo mismo, salvo que no tienen valor legal ni contable.

Habrá que consignar, por tanto, datos de tu empresa y del cliente.

Igualmente, servicios a prestar o productos a suministrar, concretados al detalle: número de unidades, calidades, marcas…

Importe de los mismos, especificando lo que es la base y lo que son los impuestos.

Y fecha.

¿Cómo hacer facturas proforma con el programa de MiFacturación?

Con Mifacturación es sencillísimo elaborar facturas de este tipo, ya que todo depende de dos simples clics.

En primer lugar debes ir a Ingresos > Crear factura.

Una vez dentro, en “Tipo de factura y estado” seleccionas la opción de “Proforma”.

Cuando concluyas los trabajos y vayas a realizar la factura definitiva, con otro simple clic podrás convertir esa factura proforma en la defintiva. Sin más. Simple y sencillo.

Recuerda que puedes probar MiFacturación gratis en este enlace.

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Por dicho motivo, en este post vamos a hablar de lo que es una factura como si nunca hubieras oído hablar de ellas.

(Este post ha sido escrito por Agustín Grau, de ww.agustingrau.com)

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento a través del cual se especifica, o se recoge, o se contempla, la compraventa de un bien o la prestación de un servicio.

Dicho de otro modo: la persona o empresa que vende algo o que presta servicios debe consignar en un documento (que puede ser de distintos tipos) dicha transacción cada vez que la realice con otro particular o empresa. Es decir, cada vez que venda algo o preste algún servicio.

Hacer facturas, por tanto, implica que eres un autónomo o una empresa (sociedad, compañía…) y que cada vez que vendes y obtienes un ingreso entregas ese documento a la otra parte para constancia de la operación.

Ese documento debe ser declarado a Hacienda, por tu parte, para pagar los correspondientes impuestos, así como por parte del comprador quedaría como justificante de la compra a efectos de posibles garantías.

¿Quién está obligado a hacer facturas?

Toda persona física o jurídica que realice una actividad profesional de modo continuado está en la obligación de emitir factura por los productos que venda o los servicios que preste.

Caso de no cumplir esa obligación, evidentemente, está expuesta a experimentar las consecuencias que se deriven de ello, básicamente multas, sanciones… En casos muy graves y de elevada cuantía incluso podemos estar hablando de términos penales.

¿Existe un solo tipo de factura?

No, existen muchos tipos de facturas, como por ejemplo las facturas proforma, las facturas electrónicas, las simplificadas, recapitulativas, ordinarias, rectificativas…

Para no extendernos mucho, y dado que en este blog ya hemos hablado de todas las modalidades de factura, te remitimos a ellas en este post sobre tipos de facturas.

¿Qué es una factura ordinaria?

La factura ordinaria es el tipo más usual de factura que existe. Es la factura normal y corriente que hace todo el mundo en la mayoría de los casos.

Tiene que contener todos los datos exigidos por las leyes y que, también para no extendernos, puedes ver en este post sobre “cómo se hace una factura de autónomo”. En él tienes todos los datos exigibles: datos de las partes, número de factura, fecha, las diversas sumas e impuestos, etc.

Puedes realizar una factura ordinaria en papel o electrónicamente, aunque evidentemente la segunda opción es mejor, tanto por el ahorro de papel como por la contribución a la mejora del medio ambiente.

¿Cuál es la mejor forma de hacer facturas?

Tradicionalmente las facturas se hacían en Word o Excel.

Algunos, los más atrevidos ?, las pasaban a pdf.

Hoy en día, hacer facturas manualmente de esa forma supone un gran atraso por tres tipos de motivos:

• La ingente cantidad de tiempo que empleas en ello.
• La posibilidad de errores al indicar el número, calcular las sumas, las restas, los impuestos…
• Y un tercer elemento muy importante que no suele ser tenido en cuenta y que es la posibilidad de pérdida irrecuperable. Dicho de otra forma: si se te pierde el ordenador, o te entra un virus y destruye tus archivos, y no tienes copias de seguridad, ¿qué haces? Desgraciadamente, auguramos grandes problemas.

Entonces, ¿cuál es la mejor forma de hacer facturas?

Hoy en día existen programas automatizados de facturación que te permiten en muy poco tiempo realizar tus facturas de forma rápida, sencilla y cómoda.

Además, realizan copias de seguridad instantáneas y siempre las tienes disponibles por muchos problemas que pueda haber en tu dispositivo.

Mifacturación es uno de ellos, de los mejor valorados en el mercado, y de hecho puedes ver en este post porqué está haciendo furor entre los autónomos y pymes.

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¿Cómo se hace? La respuesta también es sencilla: ¡con Mi Facturación! Te explicamos los motivos…

Facturar nunca había sido tan sencillo, rápido y seguro

Sabemos que nuestro oficio como autónomos nos ocupa gran parte del tiempo. Por eso hemos creado MiFacturación, para que gestionar las facturas no sea un problema. Además, con los informes que genera el programa podemos saber en todo momento en qué estado se encuentra nuestro negocio.

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Hacer facturas nunca antes había sido tan fácil. Que no te engañen, elige la forma más rápida, fácil y segura de hacerlo:

• No necesitas una app.
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Te sientes identificado con los siguientes supuestos:

Pues bien, tenemos la solución. Además no queremos que sea un cambio difícil de hacer, todo lo contario, te presentamos el programa de facturación más sencillo, rápido y seguro de usar.

¿Qué es un programa de facturación sencillo?

Pues un programa que te permita realizar facturas de ingresos y llevar el control tanto de éstas como de las de gastos de una forma ágil, cómoda y lo más automatizada posible.

Un programa que, a la hora de hacer las facturas, te permita llevar a cabo la tarea con muy pocas acciones de tu parte porque esté todo sistematizado.

Un programa que indique el número de factura automáticamente en función de la fecha… Que realice por ti los cálculos del IVA y retención… Que recoja de la base de datos los relativos al cliente, el concepto… Que te permita enviar la factura a quien quieras desde el propio programa, que te permita guardarla, descargarla…

En definitiva, un programa que a la hora de hacer la factura te permita completar la tarea con muy pocos clics y que te asegure que la factura está correcta porque si falta algún dato te avise.

Además te ofrecemos asistencia técnica para resolver cualquier duda que puedas tener. Queremos que seas más productivo y sabemos que los cambios cuestan, por eso estamos contigo.

Pero además de sencillo debe ser un programa eficaz y resolutivo

Es decir, un programa que te resuelva cosas.

Por ejemplo, que te permita conocer en un instante el estado de tus cuentas: cuánto ganas, cuánto pierdes…

Que te permita acceder a informes detallados.

Que te permita conocer el IVA soportado y el repercutido en cualquier periodo.

Un programa que con una sola foto de móvil te permita subir las facturas de gastos. Y guardarlas y almacenarlas y enviárselas a quien quieras.

Todo esto y mucho más es MiFacturación, el software que comenzó a pequeña escala y que ya está disponible para todo tipo de autónomos y empresas. Puedes acceder a un periodo de prueba gratuito aquí.

Y quedarás encantado. Palabra de honor. Quedarás maravillado con tus cuentas como nunca lo habías hecho.

Todo desde la web, sin necesidad de instalar nada.

Puedes usarlo desde donde quieras, simplemente necesitas un navegador y conexión a internet.

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El primer mes es gratuito. Y si eres autónomo por primera vez, tienes 6 meses de forma gratuita. Porque sabemos lo difícil que es empezar, estamos contigo.

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Muchos emprendedores se pierden en los detalles y olvidan el foco principal. Y el foco principal son tan solo dos cosas:

• Cuánto estas gastando.
• Cuánto estás ingresando.

Realmente hay poco más que decir.

Gastos

Los gastos representan todas aquellas cantidades de dinero que destinas a adquirir productos y/o servicios para tu empresa.

Pueden ser los suministros (luz, agua, teléfono), las materias primas necesarias (maderas, telas…), los salarios de los empleados, si los tienes, etc.

No olvides que los impuestos, lo que le tienes que pagar a Hacienda, también son un gasto y que, en cualquier caso, gastos no solo son los que tienes ahora sino también los que vayan a venir en el futuro, que deberás tenerlos en cuenta.

Tipos de gastos

Un poco derivado de lo dicho anteriormente, existen 3 tipos principales de gastos o costes que debes tener en cuenta:

→ Costes de creación. Los necesarios para la puesta en marcha de la empresa. Si es un negocio tradicional: local, luz, agua, empleados… Si es un negocio digital: servidor, dominio, plantilla web…

→ Costes de mantenimiento. Los necesarios para el día a día del negocio: materias primas, salarios, seguridad social, luz, agua…

→ Costes diferidos. Los que todavía no has tenido pero tendrás. Unos pueden ser conocidos (impuestos) y otros desconocidos pero posibles (sanciones, reclamaciones, indemnizaciones por despido…)

Ingresos

Los ingresos son la otra cara del negocio. Concretamente, la cara amable ?.

Los ingresos son los importes que recibes como consecuencia de la venta de productos o prestación de servicios a que se dedique tu empresa.

Es necesario hacer una buena previsión o estimación de ingresos, ya que determinará el porcentaje de gastos que puedes asumir. En cualquier caso, recuerda que la cifra final que a ti te interesa es la del beneficio. Beneficio = ingresos menos gastos. Por muchos ingresos que tengas si no hay beneficio no estás haciendo nada. Lo que importa, por tanto, no son las cantidades que cada mes entren en tu empresa sino las que queden al final.

¿Cómo realizamos la gestión y contabilización de ingresos y gastos?

Es de vital importancia llevar una buena contabilidad para gestionar adecuadamente las diferentes partidas. Debe estar claro en todo momento lo que ganas y lo que ingresas, lo que entra y lo que sale, lo que está pagado (O cobrado) y pendiente, y por supuesto lo que queda.

Para ello debes realizar las pertinentes facturas de ingresos y gastos, y no solo realizarlas, sino realizarlas correctamente. Te asombrarías de conocer la cantidad de facturas mal hechas por los emprendedores y el porcentaje de ellas que son rechazadas por Hacienda al no reunir los requisitos legales.

Para ello debes hacerte sí o sí con programas de facturación personalizados y automatizados, como es el caso de MiFacturación (prueba gratis aquí). Con el mismo podrás llevar una adecuada contabilidad, tener ordenadas y clasificadas todas tus facturas, realizarlas con los requisitos legales, enviarlas con un simple clic a tu asesor o gestoría…

No es necesario, por tanto, dedicar horas y horas a estos temas de vital importancia, sino simplemente hacerlo de la manera más cómoda, sencilla y segura, como la que acabamos de exponerte.

¡Mucha suerte con tus ingresos!

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Lo que NO es una factura fácil

Empezaremos por exclusión, diciendo lo que NO es hacer una factura fácil.

Hacer una factura NO es fácil cuando:

→ Tienes que hacer manualmente las operaciones (sumas, restas, multiplicaciones), calculadora en mano, con el consiguiente riesgo de equivocarte. Para disminuirlo debes hacerlas dos veces, lo cual tiene mucho de improductivo.

→ Tienes que escribir manualmente todos los conceptos, cuando, si es la misma factura que ya has hecho a otros clientes ¿por qué volver a escribir sus datos?, si es el mismo concepto que siempre facturas, ¿por qué volver a escribirlo?

→ De tantos detalles que tienen las facturas, es fácil que se te olvide alguno: en esta no has puesto el número, en esta otra se te olvido indicar el número de cuenta…

→ No dispones de copias de seguridad de las facturas. ¿Qué ocurriría si un día se te pierden todas o algunas de ellas? Legalmente existe la obligación de guardar las facturas al menos 4 años. Si un día Hacienda te llama y te dice que le lleves las de los últimos 4 años y se te han perdido, todas o algunas, ¿qué haces? Auguramos problema seguro.

¿Qué hacer entonces para llevar una facturación fácil?

Te damos algunos consejos, que ya habrás intuido:

→ Tienes que hacer copias de seguridad de todas las facturas, de ingresos y gastos. Y como es fácil, muy fácil, te lo decimos por experiencia, que se te olvide, debes tener un sistema que lo haga por ti, directamente, sin necesidad de que se lo pidas o se lo ordenes.

→ Tienes que evitar hacer operaciones manuales, para no equivocarte y repetir datos que ya debas tener en tu sistema. Esto se llama automatización y es una palabra muy, muy recomendable para cualquier emprendedor, cuya tarea debe ser generar ingresos y no ocuparse de tareas rutinarias. Recuerda. Automatización, sistema, automático…

→ Tienes que tener todas las facturas, de ingresos y gastos, disponibles en un solo lugar, para poder enviárselas al asesor o a quien quieras en un simple clic. Lo de cargar facturas una vez al trimestre para acudir a su despacho es decimonónico. ¿Por qué no utilizas sistemas que te eviten los desplazamientos, los scaner interminales…?

Y, en la práctica, ¿cómo se hace eso?

Muy sencillo.

Muchos emprendedores y autónomos utilizan softwares y programas que realizan todas las tareas anteriores.

En Mifacturación (prueba gratis aquí) teníamos el mismo problema que tú con las facturas. Era, simple y llanamente, un auténtico rollazo. Nos hacía perder multitud de tiempo y, encima, nos equivocábamos, así que ¿qué hicimos? Lo creamos, lo testamos, lo lanzamos y ya está disponible para ti.

¡Mucha suerte!

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En este artículo comprobarás en un instante la importancia de lo que hablamos.

¿Por qué es necesario un sistema de facturación que evite problemas?

El mayor problema que tiene un autónomo o empresa es que les llamen de Hacienda o les envíen una de esas famosas caras certificadas que todos tememos. Peor: una de esas famosas cartas que todos hemos recibido alguna vez y que ninguno queremos recibir más ?.

¿Cuándo hace eso Hacienda, cuando te manda cartitas? Cuando nuestras cuentas no les cuadran. Cuando existe un desfase entre los números que nosotros presentamos y los que ella tiene, en virtud de sus propias comprobaciones o de los datos que le presentan terceros (nuestros clientes o proveedores).

Para evitar eso lo primero que debemos hacer es utilizar un buen sistema de facturación en nuestro negocio. Y cuando decimos “sistema” nos referimos a algo automatizado y ordenado con reglas preestablecidas que evite los errores humanos.

Porque reconozcámoslo: casi todos facturamos o hemos facturado de forma manual y eso implica un importante componente de riesgo en cuanto que interviene el factor humano. De siempre se ha dicho que errar es de humanos, y por algo será.

En consecuencia, si errar es de humanos evitemos el factor humano para evitar los errores. Utilicemos sistemas automatizados que hagan las cosas por nosotros. Utilicemos programas que no se equivocan. Utilicemos softwares empresariales que nos faciliten la tarea, nos ahorren tiempo y, sobre todo, nos ahorren dinero, porque si Hacienda nos llama ya sabemos que debemos aflojar el bolsillo.

¿Cómo consigue un software empresarial que tu sistema de facturación sea perfecto?

Muy sencillo.

Un software empresarial adecuado, como el de MiFacturación, permite llevar tus cuentas en orden sin margen de error, gracias a un programa que ya utilizan cientos de emprendedores y autónomos.

Facturas de ingresos

A la hora de realizar tus facturas de ingresos puedes entrar en MiFacturación y el programa realizara por ti una serie de tareas en las que en ocasiones nos equivocamos.

• Numerará la factura en función de la fecha correspondiente. Evitarás repetir números o indicar el que no corresponde.
• Realizará por ti las correspondientes sumas o restas del IVA, retenciones…
• Automatizará funciones para que ahorres tiempo. Si facturas a un cliente recurrente con un simple clic aparecerán sus datos. Si facturas un producto o servicio recurrente con un simple clic aparecerán sus datos.
• Cuando termines, podrás enviar la factura desde el programa a quien quieras, o guardarla, imprimirla…
• Y lo que es más importante. conforme vayas realizando tus facturas el programa las guarda automáticamente con su sistema de autoguardado y realiza una copia de seguridad en la nube. Ya no se te perderán más.

Conclusión: ahorro de tiempo y disminución de errores.

Facturas de gastos

Con las facturas de gastos MiFacturación te lo pone todavía más fácil.

¿Qué nos ocurre a todos cuando recibimos una factura de un gasto realizado? La guardamos (mejor dicho, la depositamos, la dejamos) en el primer sitio que se nos ocurre. En la mesa de trabajo, en el coche, en el maletín, en el bolsillo de la chaqueta, en el cajón de papeles pendientes…

¿Cuál es la consecuencia de lo anterior? Que siempre se nos pierden facturas. ¿Y qué ocurre entonces? Que perdemos dinero, porque factura que se te pierde es factura que no presentas, y factura que no presentas es factura que no te desgravas. Estás perdiendo dinero.

Lo anterior se evita de una manera muy sencilla. ¿Imaginas lo que es realizar una foto desde el móvil a la factura en el momento en que te la entregan y con un simple clic subirla a la plataforma de tu software? Pues eso es lo que hace MiFacturacion. Conforme te vayan entregando facturas, foto con el móvil y se guarda automáticamente en un archivo en el que las tienes todas bien ordenadas. No se te perderá ni una.

Y si te han enviado la factura por e mail, igual de fácil: con un clic la envías al programa y se guarda.

Con la cantidad de funciones que un buen software empresarial puede hacer por ti es realmente decimonónico continuar haciendo facturas a mano o llevar un sistema de facturación manual.

¿No crees que tu tiempo debes dedicarlo a cosas más productivas?

¿No crees que cuesta mucho ganar el dinero para que luego tengas que pagar por errores que podías haber evitado?

Ya puedes seguir descubriendo lo que MiFacturacion puede hacer por ti accediendo gratis al periodo de prueba.

¡Y suerte en los negocios!

La entrada El mejor software empresarial para llevar un buen sistema de facturación se publicó primero en MiFacturacion - La facturación como nunca antes.

¡Empezamos!

¿Qué es una factura de venta?

Una factura de venta es el documento que debes realizar cada vez que prestes un servicio o vendas un producto en tu negocio. Representa el importe de lo que percibes.

De esta forma, una factura de venta se corresponde con lo que sería una factura de ingresos, es decir una factura por una cantidad que recibes a consecuencia de haber hecho algo, y se contrapone a las facturas de gastos que representan, como su nombre indica, los gastos que tienes o los pagos que has realizado en tu negocio.

Las facturas de ventas puedes hacerlas al estilo tradicional, en tu ordenador o en papel rellenando datos, o de forma ágil y sencilla con los programas automatizados que existen en la actualidad, por ejemplo, Mifacturación. En este último caso, además, evitaras errores ya que los programas hacen los cálculos por ti y te avisan en el caso de que se te haya olvidado algo.

Las facturas deben reunir unos requisitos legales, que son los que verás a continuación.

¿Qué debe tener obligatoriamente una factura de venta?

En la factura deben venir reflejados sí o sí una serie de datos que exige la ley. Estos son:

Datos identificativos del emisor

El emisor eres tú, si eres autónomo persona física, o tu compañía si eres persona jurídica. Debe venir reflejado nombre, dirección y NIF o CIF.

Destinatario o receptor

El cliente que ha comprado tu producto o contratado tu servicio. Idem del anterior: nombre, dirección y NIF o CIF.

Fecha y número

Fecha en que emites la factura y número que corresponda, que debe ser correlativo y guardar concordancia con la fecha.

Concepto

Bien detallado para que pueda identificarse con claridad qué es lo que has vendido. Hacienda presta mucha atención a este apartado. Evitar conceptos ambiguos, indeterminados o poco definidos.

Cantidad

Número de conceptos vendidos: 1 producto, 2 servicios…

Importe base

Lo que cuesta, sin impuestos, el producto o servicio.

Impuestos

Lo más habitual será el IVA (4, 10 ó 21%) y en algunos casos las retenciones del IRPF.

Estas cuantías deben aparecer diferenciadas, de forma que se aprecie con claridad cuál es la base, cada uno de los impuestos y, posteriormente, el total.

Suma total

Resultado de las operaciones anteriores.

¿Pueden añadirse más elementos a una factura?

No es obligatorio, pero si quieres puedes especificar:

Forma de pago

Transferencia bancaria, cheque nominativo, tarjeta de crédito…

Fecha de vencimiento

Cuándo se paga la factura.

Observaciones o aclaraciones

Si quieres especificar el porqué de ese precio, o porqué has aplicado un descuento, o porqué no has facturado todo lo pendiente de ese cliente…

Datos de contacto adicionales

Teléfono, e mail…

Finalmente incidir en que debes prestar mucha atención a que la factura de venta reúna todos los requisitos y en su disposición correcta, ya que caso contrario la hacienda pública puede no tenerla en cuenta o sancionarte.

Para evitar estos problemas, recuerda siempre utilizar programas profesionales testados y utilizados por multitud de autónomos y empresas para facilitarte la tarea y asegurarte que la realizas en forma correcta. MiFacturación sigue siendo una de las opciones más ampliamente utilizadas.

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