Para la buena marcha de tu negocio necesitas dos cosas principalmente:

• Vender, es decir generar ingresos que sean superiores a los gastos, y
• Llevar una buena gestión en general, concretamente una buena gestión documental y financiera.

Dentro de esta última se encuadra el apartado referente a la facturación.

Ya hemos hablado en este blog de qué es una factura y de los tipos de facturas que existen. Hoy vamos a hablar de un tipo muy concreto e importante de ellas: las facturas proforma. ¿Qué son? ¿Para qué sirven? ¿Cuándo se utilizan?

¿Qué es una factura proforma? ¿Qué son las facturas proforma?

Una factura proforma es una factura en la que se detallan los productos que vas a vender o los servicios que vas a prestar a un cliente determinado, junto con sus importes.

Son una especie de presupuesto, aunque no es lo mismo (después lo veremos), o una especie de factura provisional.

La forma de proceder con ellas es muy simple: cuando has llegado a un acuerdo con un cliente sobre lo que vas a hacer con él y cuál es su importe, emites una factura proforma en la que se reflejen dichos extremos, a la espera de concluir los trabajos definitivos y emitir la factura definitiva.

No tienen valor contable alguno, ya que no reflejan un ingreso efectivamente obtenido por la empresa hasta tanto no se ejecute y abone el trabajo en sí.

¿Para qué sirven entonces? Básicamente para evitar malentendidos.

Cuando has llegado a un acuerdo con un cliente sobre lo que hay que hacer, lo dejas de esta forma documentado con su precio y condiciones, para que luego no haya dudas. De esta forma, te sirve como un documento de prueba en caso de que surjan problemas.

¿Debo hacer siempre facturas proforma?

No, obviamente depende de tu actividad.

Si tienes una tienda y vendes al por menor a los clientes que entran en ella no necesitas ninguna factura proforma.

Tampoco si tienes una tienda online, por ejemplo: la gente hace clic, paga y recibe el producto.

Sí es interesante este tipo de factura en otros supuestos, por ejemplo:

• Cuando vas a prestar servicios a alguien. Detalllas los mismos y su importe.
• Cuando vas a enviar o a entregar a distancia cierto número de productos. Los detallas igualmente y, cuando recibas la aceptación, los envías.

Entonces, hacer una factura proforma ¿sería lo mismo que hacer un presupuesto?

No exactamente.

Un presupuesto es algo mucho más genérico y una factura proforma algo mucho más específico.

Un presupuesto engloba las diversas propuestas o posibilidades, mientras que una factura proforma contiene las específicamente acordadas con el cliente. El siguiente y final paso sería posteriormente la factura definitiva, cuando se han concluido los trabajos.

Con un ejemplo vas a verlo mejor.

Imagina que tienes una empresa de reformas y un cliente te ha pedido que le reformes el baño.

En ese momento todavía no se sabe lo que se va a hacer, ya que el cliente desconoce las posibilidades, materiales, precios, etc.

El primer paso, después de hablar con él, lógicamente, para conocer lo que quiere, sería elaborar un presupuesto con las distintas posibilidades: un plato de ducha de este tipo cuesta tanto, una bañera de tales medidas cuesta tanto, una mampara de primera calidad tanto, una mampara de calidad media tanto, etc.

Una vez que el cliente decide lo que quiere, se elabora la factura proforma conteniendo los materiales específicos y trabajos concretos a realizar junto con sus precios. Esa factura proforma después se convertirá en definitiva.

Importante: tanto los presupuestos como las facturas proforma deben ser aceptadas por los clientes para no llevarnos sorpresas desagradables.

¿Qué deben contener las facturas proforma?

Las facturas proforma deben reunir los mismos requisitos que las ordinarias, ya que son lo mismo, salvo que no tienen valor legal ni contable.

Habrá que consignar, por tanto, datos de tu empresa y del cliente.

Igualmente, servicios a prestar o productos a suministrar, concretados al detalle: número de unidades, calidades, marcas…

Importe de los mismos, especificando lo que es la base y lo que son los impuestos.

Y fecha.

¿Cómo hacer facturas proforma con el programa de MiFacturación?

Con Mifacturación es sencillísimo elaborar facturas de este tipo, ya que todo depende de dos simples clics.

En primer lugar debes ir a Ingresos > Crear factura.

Una vez dentro, en “Tipo de factura y estado” seleccionas la opción de “Proforma”.

Cuando concluyas los trabajos y vayas a realizar la factura definitiva, con otro simple clic podrás convertir esa factura proforma en la defintiva. Sin más. Simple y sencillo.

Recuerda que puedes probar MiFacturación gratis en este enlace.

La entrada ¿Qué es una factura proforma? se publicó primero en MiFacturacion - La facturación como nunca antes.

Por eso, para alguien que se dedica a las ventas, es muy importante saber entender al comprador. Quédate en este post y aprenderás algunas técnicas y consejos para saber qué productos venden más y cómo lidiar con este tema y el de los compradores, que a fin de cuentas son las figuras que más te importan.

Cómo vender más productos

Si hubiera una respuesta única a la pregunta “¿Qué productos se venden más?”, todo el mundo tendría la vida solucionada. Pero la ley de la oferta y la demanda impide que las cosas sean tan fáciles, porque si todos vendiésemos lo mismo no tendría el mismo valor.

Aun así, hay algunos requisitos que todos los productos deberían cumplir para resultar atractivos al público. Lo bueno de estos consejos es que son aplicables a cualquier tipo de producto. Solo tienes que pensar un poco antes de pasar a la acción.

La necesidad del cliente

De la misma forma que un anillo se hace con el único fin de sujetar el diamante, un producto se crea para cubrir una necesidad de la gente.

Un buen vendedor sabe identificar qué es lo que necesita el cliente. El producto que más se venderá será necesariamente el que mejor se ajuste a sus necesidades, así que a todos vendría bien utilizar técnicas que nos permitieran conocer lo que la gente está solicitando.

Antes se hacían estudios de mercado y focus groups. Hoy en día esas estrategias están muy desfasadas y son mucho más fiables las herramientas de búsquedas de palabras clave en Internet, que muestran el volumen de personas que buscan algo, es decir interesadas en algo, que cada mes entran a Google a dejar el rastro de sus intereses.

La dificultad siempre viene cuando te encuentras con un cliente que no necesita tu producto. Ahí tienes dos alternativas: o crear esa necesidad en el cliente, o la más saludable, buscar clientes que necesiten tu producto.

La oferta y la demanda: ajusta los precios

Antes lo hemos mencionado, y es importante tenerlo en cuenta. La mano invisible que mueve el mercado te dirá cómo se venderá mejor tu producto en función de la exclusividad y la competencia que tenga.

Si un producto se vende mucho, en general, puedes ofrecer un precio más bajo, aunque esa estrategia de diferenciación no es la más aconsejable. Por el contrario, podrás subir el precio para ganar mayor beneficio por unidad, pero tendrás que ofrecer algo que no tenga nadie más. En general, ajustar bien el precio del producto será de vital importancia para poder vender más.

Una buena presentación ayuda

Hoy en día vivimos en una sociedad en la que todo pasa muy rápido, y el cliente que no tenga una buena impresión de un producto pasará rápidamente a otro.

Debes cuidar muy bien los detalles de tu presentación para que el producto cause una buena impresión en la gente. Aunque pueda parecer algo secundario, un producto atractivo va a generar una gran cantidad de clientes potenciales, y muchos de ellos se convertirán en compradores reales.

El producto evoluciona con el cliente

Una vez hayas logrado conectar con la necesidad de la gente, aún puedes seguir mejorando para vender más.

Si tu producto pasa mucho tiempo en el mercado, debe adaptarse a las nuevas necesidades del cliente. Para ello, debes conocer muy bien a tu cliente y el producto que vendes. Así podrás ser el intermediario perfecto entre ambos, y venderás mucho más tan solo cuidando algunos detalles que irán evolucionando según evolucione el cliente.

Como ves, aumentar las ventas de un producto no es sencillo, pero con un poco de trabajo se puede conseguir sin problema.

En conclusión, si quieres saber qué productos se venden más, solo tienes que pararte a pensar en qué necesita la gente y cómo debes vendérselo. Con tiempo y paciencia verás que logras aumentar tus ventas de manera muy satisfactoria.

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