En este post vamos a hablar de un tipo muy especial de factura que existe: la factura proforma.
Para la buena marcha de tu negocio necesitas dos cosas principalmente:
- Vender, es decir generar ingresos que sean superiores a los gastos, y
- Llevar una buena gestión en general, concretamente una buena gestión documental y financiera.
Dentro de esta última se encuadra el apartado referente a la facturación.
Ya hemos hablado en este blog de qué es una factura y de los tipos de facturas que existen. Hoy vamos a hablar de un tipo muy concreto e importante de ellas: las facturas proforma. ¿Qué son? ¿Para qué sirven? ¿Cuándo se utilizan?
Índice
¿Qué es una factura proforma? ¿Qué son las facturas proforma?
Una factura proforma es una factura en la que se detallan los productos que vas a vender o los servicios que vas a prestar a un cliente determinado, junto con sus importes.
Son una especie de presupuesto, aunque no es lo mismo (después lo veremos), o una especie de factura provisional.
La forma de proceder con ellas es muy simple: cuando has llegado a un acuerdo con un cliente sobre lo que vas a hacer con él y cuál es su importe, emites una factura proforma en la que se reflejen dichos extremos, a la espera de concluir los trabajos definitivos y emitir la factura definitiva.
No tienen valor contable alguno, ya que no reflejan un ingreso efectivamente obtenido por la empresa hasta tanto no se ejecute y abone el trabajo en sí.
¿Para qué sirven entonces? Básicamente para evitar malentendidos.
Cuando has llegado a un acuerdo con un cliente sobre lo que hay que hacer, lo dejas de esta forma documentado con su precio y condiciones, para que luego no haya dudas. De esta forma, te sirve como un documento de prueba en caso de que surjan problemas.
¿Debo hacer siempre facturas proforma?
No, obviamente depende de tu actividad.
Si tienes una tienda y vendes al por menor a los clientes que entran en ella no necesitas ninguna factura proforma.
Tampoco si tienes una tienda online, por ejemplo: la gente hace clic, paga y recibe el producto.
Sí es interesante este tipo de factura en otros supuestos, por ejemplo:
- Cuando vas a prestar servicios a alguien. Detalllas los mismos y su importe.
- Cuando vas a enviar o a entregar a distancia cierto número de productos. Los detallas igualmente y, cuando recibas la aceptación, los envías.
Entonces, hacer una factura proforma ¿sería lo mismo que hacer un presupuesto?
No exactamente.
Un presupuesto es algo mucho más genérico y una factura proforma algo mucho más específico.
Un presupuesto engloba las diversas propuestas o posibilidades, mientras que una factura proforma contiene las específicamente acordadas con el cliente. El siguiente y final paso sería posteriormente la factura definitiva, cuando se han concluido los trabajos.
Con un ejemplo vas a verlo mejor.
Imagina que tienes una empresa de reformas y un cliente te ha pedido que le reformes el baño.
En ese momento todavía no se sabe lo que se va a hacer, ya que el cliente desconoce las posibilidades, materiales, precios, etc.
El primer paso, después de hablar con él, lógicamente, para conocer lo que quiere, sería elaborar un presupuesto con las distintas posibilidades: un plato de ducha de este tipo cuesta tanto, una bañera de tales medidas cuesta tanto, una mampara de primera calidad tanto, una mampara de calidad media tanto, etc.
Una vez que el cliente decide lo que quiere, se elabora la factura proforma conteniendo los materiales específicos y trabajos concretos a realizar junto con sus precios. Esa factura proforma después se convertirá en definitiva.
Importante: tanto los presupuestos como las facturas proforma deben ser aceptadas por los clientes para no llevarnos sorpresas desagradables.
¿Qué deben contener las facturas proforma?
Las facturas proforma deben reunir los mismos requisitos que las ordinarias, ya que son lo mismo, salvo que no tienen valor legal ni contable.
Habrá que consignar, por tanto, datos de tu empresa y del cliente.
Igualmente, servicios a prestar o productos a suministrar, concretados al detalle: número de unidades, calidades, marcas…
Importe de los mismos, especificando lo que es la base y lo que son los impuestos.
Y fecha.
¿Cómo hacer facturas proforma con el programa de MiFacturación?
Con Mifacturación es sencillísimo elaborar facturas de este tipo, ya que todo depende de dos simples clics.
En primer lugar debes ir a Ingresos > Crear factura.
Una vez dentro, en “Tipo de factura y estado” seleccionas la opción de “Proforma”.
Cuando concluyas los trabajos y vayas a realizar la factura definitiva, con otro simple clic podrás convertir esa factura proforma en la defintiva. Sin más. Simple y sencillo.
Recuerda que puedes probar MiFacturación gratis en este enlace.